Współpraca z agencją HR – podział obowiązków w procesach kadrowych
Zmieniające się potrzeby kadrowe są stałym elementem funkcjonowania wielu przedsiębiorstw. W zależności od branży, sezonu i obowiązującej liczby zleceń zapotrzebowanie na pracowników może się znacznie różnić. Nierzadko niezbędne jest szybkie uzupełnienie zespołu, a w innych sytuacjach bardzo ważne staje się znalezienie osoby z konkretnymi umiejętnościami i doświadczeniem.
Proces rekrutacji obejmuje kilka etapów, od określenia założeń stanowiska po rozmowy z kandydatami i podjęcie decyzji o zatrudnieniu. Każdy z nich wymaga czasu a także dobrego przygotowania. Nieprecyzyjny opis obowiązków albo zbyt ogólne kryteria wyboru mogą sprawić, że do dalszego etapu przejdą osoby, których kwalifikacje nie odpowiadają faktycznym potrzebom pracodawcy.
W organizacji tych działań może uczestniczyć agencja HR, która zajmuje się zagadnieniami związanymi z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Zakres współpracy uzależniony jest od ustaleń i rodzaju poszukiwanego pracownika. Może obejmować analizę potrzeb kadrowych, przygotowanie profilu stanowiska, kontakt z kandydatami a także weryfikację informacji dotyczących ich doświadczenia zawodowego. Ważne znaczenie ma też komunikacja między pracodawcą a osobami biorącymi udział w rekrutacji. Kandydaci powinni znać podstawowe warunki zatrudnienia, zakres zadań i wymagania dotyczące pracy. Z kolei pracodawca musi określić, które kompetencje są niezbędne, a które stanowią dodatkowy atut. Takie rozróżnienie ułatwia ocenę zgłoszeń i ogranicza ryzyko odrzucenia odpowiednich osób z powodu wymagań, które nie mają bezpośredniego związku z wykonywanymi zadaniami.
W zależności od specyfiki stanowiska proces poszukiwania pracowników może mieć różny przebieg. Agencja rekrutacyjna może prowadzić nabór na stanowiska specjalistyczne, kierownicze lub operacyjne, wykorzystując odmienne metody docierania do kandydatów. W sytuacji rekrutacji masowej znaczenie ma sprawna organizacja zgłoszeń, ustalanie terminów rozmów i porządkowanie dokumentacji. Przy stanowiskach wymagających rzadkich kwalifikacji większego nakładu pracy może wymagać samo dotarcie do osób posiadających odpowiednie doświadczenie. Nie każda rekrutacja kończy się wyborem kandydata, wręcz jeśli liczba zgłoszeń jest duża. Przyczyną może być rozbieżność między oczekiwaniami majątkowymi a budżetem, dostępnością kandydatów albo zakresem zadań. Dlatego w trakcie naboru warto na bieżąco przeanalizować jego przebieg i w razie konieczności korygować kryteria, zachowując wymagania niezbędne do prawidłowego wykonywania pracy.
Innym obszarem rynku pracy jest pośrednictwo w szukaniu zatrudnienia, które może dotyczyć zarówno osób początkujących karierę, jak i pracowników z wieloletnim stażem. Agencja zatrudnienia może uczestniczyć w dopasowywaniu kandydatów do ofert pracy, a w zależności od modelu działania też w procesach związanych z pracą tymczasową albo innymi formami zatrudnienia. W takich okolicznościach ważne jest rozróżnienie roli poszczególnych podmiotów, ponieważ pośrednictwo w znalezieniu pracy nie za każdym razem znaczy, że podmiot prowadzący nabór staje się pracodawcą. Znaczenie mają również rodzaj umowy, czas jej trwania, wymiar godzin oraz zasady organizacji zadań. Przed rozpoczęciem pracy kandydat powinien otrzymać informacje dotyczące warunków współpracy, a pracodawca powinien jasno określić zakres odpowiedzialności i oczekiwane kompetencje. Przejrzyste zasady na każdym etapie ograniczają nieporozumienia wynikające z odmiennych interpretacji ustaleń i pozwalają poprawnie ocenić, czy przedstawiona oferta odpowiada rzeczywistym potrzebom obu stron.
Zobacz również: agencja rekrutacyjna.