Operator logistyczny a obsługa zamówień i przygotowanie przesyłek
Sprawne przemieszczanie produktów w gronie dostawcą, magazynem i odbiorcą wymaga wcześniejszego zaplanowania wielu szczegółów. Samo uwarunkowanie terminu transportu nie wystarcza, jeśli towar nie jest przygotowany do wydania albo dokumenty zawierają przestarzałe dane. W codziennej pracy właśnie takie na pozór drobne kwestie na prawdę często powodują dodatkowe czynności.
Usługi logistyczne mogą obejmować różnorakie fragmenty tego procesu, dlatego przed rozpoczęciem współpracy albo zmianą sposobu organizacji warto określić, jakie zadania realnie występują w danym łańcuchu dostaw. Przeciwnie wygląda obsługa towaru przy regularnych dostawach do kilku odbiorców, a zupełnie inaczej przy dużej liczbie niedużych przesyłek kierowanych w różnorodne miejsca. Znaczenie moraz częstotliwość dostaw, wielkość zapasów a także sposób przygotowania towarów. Jeśli magazyn otrzymuje informacje o zamówieniach zbyt późno, wręcz dostępny pojazd nie rozwiązuje problemu, ponieważ przesyłka może nie być gotowa w chwili planowanego odbioru.
W praktyce część zadań związanych z logistyką może pozostać po stronie przedsiębiorstwa, a inne mogą zostać przekazane zewnętrznemu wykonawcy. Logistyka zewnętrzna nie ma jednego, stałego zakresu. W zależności od przyjętego modelu może dotyczyć przewozów, magazynowania, kompletowania produktów, obsługi zwrotów lub kilku tych czynności jednocześnie. Taki podział wymaga dokładnego ustalenia zasad przekazywania towaru oraz informacji. Zwłaszcza ważne są sytuacje odbiegające od planu. Jeżeli odbiorca zmieni godzinę dostawy, powinno się wiedzieć, kto przekazuje tę informację, kto aktualizuje dane i kto podejmuje decyzję o kolejnym postępowaniu. Podobnie wygląda sytuacja przy brakach w dostawie albo różnicy pomiędzy dokumentacją a rzeczywistą liczbą sztuk. Niejasne procedury powodują wtedy, że kilka osób kreuje te same czynności kontrolne lub oczekuje na decyzję innej strony. Przy ustalaniu zakresu obsługi warto więc uwzględnić także takie przypadki, a nie ograniczać się do standardowego przebiegu zamówienia.
W większych procesach wykorzystywany jest operator logistyczny, który może przejąć koordynację określonych etapów przepływu produktów. Zakres jego zadań zależy od ustaleń i może obejmować zarówno czynności magazynowe, jak i organizację transportu. Z punktu widzenia codziennej pracy ważne jest jednakże to, czy wszystkie strony korzystają z aktualnych informacji. Dane o stanie magazynowym, liczbie przygotowanych przesyłek, terminach odbioru czy zmianach w zamówieniu powinny być dostępne w sposób uporządkowany. W innym przypadku łatwo o sytuację, w której transport został zaplanowany na bazie wcześniejszych danych. Problem może być mały przy pojedynczym zleceniu, lecz przy dużej liczbie przesyłek podobne rozbieżności zaczynają wpływać na kolejne operacje. Warto także pamiętać, że szybkość działania nie za każdym razem znaczy wykonanie większej liczby czynności w krótszym czasie. Jeżeli przyspieszenie jednego etapu sprawia więcej pomyłek podczas kompletacji lub kontroli dokumentów, część zaoszczędzonego czasu może zostać w późniejszym czasie wykorzystana na poprawki.
Na sposób prowadzenia procesów wpływa też charakter przechowywanych produktów i warunki, w jakich odbywa się ich przemieszczanie. Towary kruche, ciężkie, wielkogabarytowe albo wymagające określonego sposobu składowania mogą wymagać innych rozwiązań niż produkty proste do magazynowania i pakowania. Znaczenie ma także układ przestrzeni. Jeśli towary często pobierane znajdują się daleko od stanowiska kompletacji, pracownicy pokonują dodatkową drogę przy każdym zamówieniu. Przy niewielkiej liczbie operacji może być to niewiele zauważalne, lecz wraz ze wzrostem liczby wysyłek różnica staje się większa. Podobnie funkcjonuje sezonowe powiększenie zapotrzebowania, które może obciążyć jednocześnie magazyn, transport i obsługę dokumentów. Analizując organizację logistyki, warto więc obserwować nie tylko końcowy termin dostawy, niemniej jednak również czas potrzebny na poszczególne czynności, liczbę korekt oraz miejsca, w których najczęściej powstają przestoje. Takie dane pokazują, które elementy procesu wymagają dokładniejszego zaplanowania i gdzie występują ograniczenia wynikające z przyjętego sposobu pracy.
Polecam: wysyłka z Chin.